Externaliser : définition et contexte

L’externalisation, pour une entreprise française ou européenne, consiste à faire appel à une tierce entreprise pour réaliser une tâche. Presque toutes les entreprises externalisent bonne partie de leurs activités qui ne sont pas considérées comme faisant parie de leur cœur de métier.

Les entreprises tierces qui exécutent ces tâches externalisées peuvent également être considérées comme des sous-traitants ou fournisseurs de services. Ces prestataires externalisés permettent aux plus grandes entreprises mondiales d’être plus efficaces dans leur exécution, et par conséquent de diminuer leur coût par tâche.

Depuis les années 2000, le marché de l’externalisation n’a cessé de se développer, et a dépassé aujourd’hui la valeur de 1000 milliards de dollars annuels. Une somme colossale qui intéresse de plus en plus d’acteurs dans le monde. Ces acteurs spécialisés possèdent dorénavant les outils les plus performants et des équipes formées et professionnelles.

Le TOP 6 des raisons d’externaliser

1. réduire les coûts

2. focaliser sur son activité cœur de métier

3. améliorer la qualité de production

4. augmenter la vitesse du Time to Market

5. favoriser l’innovation

6. Protéger son capital

Quelques types d’externalisation courants

ITO : Information Technology Outsourcing

BPO : Business Process Outsourcing

HRO : Human Resources Outsourcing

Externalisation Finance et Comptabilité

Externalisation de la gestion des réclamations et plaintes clients

Fréquemment, les contrats d’externalisation sont signés sur plusieurs années et impliquent un travail commun main dans la main entre le prestataire externe et le client demandeur. Régulièrement des employés de la structure d’origine sont amenés à travail pour et avec la structure externalisée.

4 étapes pour externaliser : de la réflexion à l’action

Le processus d’externalisation implique généralement 4 étapes:

1/ la réflexion stratégique en amont, qui sert à peser le pour et le contre et acter le fait de recourir à un prestataire externe sur certaines activités

2/  l’évaluation, et la sélection du sous-traitant externalisé. Il s’agit de déterminer quelle parties d’un projet sont plus aptes à être réalisées en interne ou bien externalisées

3/ l’établissement d’un contrat, garant de la relation commerciale qui scelle le partenariat entre les 2 entités : entreprise et acteur externalisé. Il s’agit de s’entendre sur les termes juridiques, le prix des prestations, et la garantie de qualité de service rendu.

4/ la gouvernance et le suivi de l’externalisation en tant que telle. Le plus important à ce stade est de peaufiner l’approche durant une période initiale de rodage afin que la relation entre le client exigeant et les fournisseurs exécutants opérationnels soit le plus fluide possible.

Les 3 facteurs de succès de l’externalisation

Dans tous les cas, le succès d’une bonne externalisation repose sur 3 facteurs principaux:

1/ Le plein support et engagement du niveau exécutif dans le processus de décision, d’organisation, et de suivi de la mission

2/ La communication la plus étendue possible en interne auprès des équipes concernées qui doivent changer leur façon de fonctionner et s’adapter à cette nouvelle relation de travail

3/ La capacité pour l’entreprise donneuse d’ordre de suivre la bonne exécution des actions, et remonter ses exigences de qualité le plus régulièrement.

Les professionnels de l’externalisation doivent être dotés de bonne compétences dans les domaines suivants: la négociation, la communication, la gestion de projet, la capacité à comprendre et anticiper les besoins, et revoir les engagements de qualité de service. Par dessus tout cela, leur détermination à rester le plus flexible possible, car le monde du travail évolue rapidement.